Подготовка ответов по входящим документам (регистрация исходящего документа)

Версия 1 (22.10.2024)

Для просмотра/создания исходящих документов необходимо перейти в раздел Документооборот - Исходящие

Зарегистрировать исходящий документ можно:

• на основании входящего документа

• без привязке к какому-либо документу

Регистрация Исходящего документа на основании Входящего

Для того чтобы создать исходящий документ на основании входящего необходимо перейти в карточку входящего документа и нажать на кнопку "+ Исходящий"

После этого откроется форма создания исходящего документа

Параметры:

• Вид документа (заполняется на основании Вида входящего обращения)

• Категория документа (выбрать Промежуточный/Окончательный)

• Номер входящего документа (заполняется автоматически)

• Содержание

• Адрес/помещение (заполняется автоматически)

• Получатель (заполняется автоматически)

• Отправитель (заполняется автоматически)

• «Получить № исх. документа» (кнопка действительна на любом этапе/статусе работы с исходящим документом, т.е. изначально исходящий документ может быть создан без номера)

• Загрузить Файл ответа

• Нажать кнопку «Создать»

Регистрация Исходящего документа без привязке к какому-либо документу

Для этого необходимо перейти в раздел Документооборот - Исходящие и нажать на кнопку Создать исходящий

Параметры для заполнения формы создания исходящего документа аналогичны данным из раздела Регистрация Исходящего документа на основании Входящего

Статусы Исходящего документа

Исходящий документ создается в статусе «Проект»

Для изменения статуса, нужно открыть документ нажать кнопку Изменить статус - выбрать статус:

• Проект

• На доработку

• Отклонен

• Согласован

• Подписан

Если исходящий документ находится в статусе Подписан, то появляется возможность выбрать следующие статусы исходящего документа:

• Отправлен

• Передано на выдачу

• Передано заявителю

Все статусы являются опциональными и помогают пользователям отслеживать ход работ по обращениям, обязательными являются статус Подписан и конечный статус Отправлен/Передано на выдачу/Передано заявителю

Наличие исходящего с категорией документа "Промежуточные" не приводит к автоматическому изменению статуса входящего документа, на основании которого он был создан.

Уведомления (напоминания) о необходимости подготовки ответа по входящему обращению

Если есть Входящий документ на основании которого была создана Заявка и Вид работ не предполагает создание задачи по Обследованию, то отправляем уведомление:

Необходимо подготовить письменный ответ по Входящему письму, 
{вид}, {адрес}, {Содержание}

Отправляем уведомление Ответственным, которые указаны во входящем документе

Отправляем, когда задача с шаблоном Реализация перешла в статус Выполнено или когда до крайнего срока реакции по входящему документу остается 3 дня (смотрим что наступило раньше) - отправляем 1 раз

1. Если есть Входящий документ на основании которого была создана Заявка и Вид работ предполагает создание задачи по Обследованию и Реализации, то отправляем уведомление:

Необходимо подготовить письменный ответ по Входящему письму, 
{вид}, {адрес}, {Содержание........}

Отправляем уведомление Ответственным, которые указаны во входящем документе

Отправляем когда задача на Обследование перешла в статус Выполнено или когда до крайнего срока реакции по входящему остается 3 дня (смотрим что наступило раньше) - отправляем 1 раз