Регистрация входящего документа

Версия 1 (18.10.2024)

Для просмотра/создания входящий документов необходимо перейти в раздел Документооборот - Входящие

Журнал входящих документов

Чтобы зарегистрировать новый входящий документ необходимо перейти в раздел Документооборот - Входящие и нажать на кнопку Создать входящий

Форма создания входящего документа

Параметры:

• Вид документа

  • Заявление гражданина

  • Запрос надзорного органа

  • Входящий от контрагента

• Крайний срок реакции (устанавливается автоматически: текущая дата + 10 дней - может быть изменена оператором)

• Дата установлена верно (контрольный чекбокс)

• Содержание (содержание запроса)

• Адрес и Помещение (выбрать из списка, нажать кнопку Добавить)

• Отправитель

• Получатель (заполняется автоматически на основании указанного адреса - обслуживающая организация )

• Источник (выбрать из списка, как получено обращение):

  • Почта ЦРН

  • Почта УК

  • ГИС ЖКХ

  • Письменное заявление (личный прием)

  • Платформа обратной связи Губернатора

  • Протокол

• Ответственный (заполняется автоматически - можно изменить)

• Уведомления (указать галочкой способ получения Обращающимся уведомлений по статусам жизненного цикла документа):

  • Viber

  • Telegram

  • E-mail

• Способ получения ответа:

  • Почтой

  • E-mail

  • Лично в руки

• Файл (загрузить скан письменного обращения и/или другие предоставленные документами от Заявителя)

Что бы получить номер входящего документа до его создания необходимо нажать на кнопку Получить № вх. документа

Для регистрации входящего документа необходимо нажать на кнопку Создать

Если выбрать вид документа Заявление гражданина, то в документе можно указать только один адрес. Во всех остальных случаях можно добавить множество адресов.

Форма выбора отправителя принимает различный вид и зависит от выбранного вида документа.

Если вид документа Заявление гражданина, то форма имеет вид:

Если вид документа Запрос надзорного органа или Входящий от контрагента, то форма имеет следующий вид:

Для бы добавить нового отправителя, необходимо нажать на

Для редактирования существующего отправителя, необходимо нажать на

После ввода адреса и помещения на форме создания входящего документа отобразяться все жители связанные с данным помещением - для быстрого заполнения Отправителя необходимо кликнуть на имени в блоке с подсказками.

Поле Ответственный заполняется автоматически ответственным, который указан в Доме (справочник Дома). Если поле ответственный в доме не заполнено, то в качестве ответственного подставляются пользователи с ролями: Специалист по работе с население и Ведущий специалист центра работы с населением

Просмотр и редактирование входящего документа

Чтобы посмотреть или отредактировать входящий документ необходимо перейти в карточку документа.

В случае возникновения необходимости прикрепления дополнительных документов к ранее созданному письменному обращению:

• зайти в сформированное письменное обращение

• нажать кнопку Редактировать

• нажать Загрузить, выбрать дополнительный скан файла

• нажать Сохранить